Kleinunternehmer: Die Buchhaltung dient der Gewinnplanung

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Kleinunternehmer: Die Buchhaltung dient der Gewinnplanung, nicht nur der Steuervorbereitung

Man könnte glauben, dass der Gewinn das Hauptziel eines Unternehmens ist, aber in Wirklichkeit ist es das Geld, das in ein und aus einem Unternehmen fließt, das die Türen offen hält. Der Gewinnbegriff ist etwas eng gefasst und betrachtet nur Ausgaben und Einnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Der Cashflow hingegen ist dynamischer in dem Sinne, dass es um die Bewegung von Geld in und aus einem Unternehmen geht.

Es befasst sich mit dem Zeitpunkt, zu dem die Bewegung des Geldes stattfindet. Gewinne stimmen nicht unbedingt mit den damit verbundenen Geldzuflüssen und -abflüssen überein. Das Nettoergebnis ist, dass Bareinnahmen oft Barzahlungen hinterherhinken, und während Gewinne gemeldet werden können, kann es im Unternehmen zu kurzfristigen Liquiditätsengpässen kommen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sowohl Cashflows als auch voraussichtliche Gewinne zu prognostizieren.

In diesem Sinne ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihren aufgelaufenen Gewinn in Ihren Cashflow-Gewinn umwandeln können. Sie müssen in der Lage sein, genügend Bargeld zur Verfügung zu haben, um das Geschäft zu führen, aber nicht so sehr, dass mögliche Einnahmen aus anderen Verwendungszwecken verloren gehen.

Warum Buchhaltung erforderlich ist

als Geschäftsinhaber besser zu operieren Treffen

  • Sie rechtzeitige Entscheidungen
  • Wissen Sie, wann Sie ein Team von Mitarbeitern einstellen sollten
  • Wissen Sie, wie Sie Ihre Produkte
  • bepreisen Wissen
  • Hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie expandieren oder nicht
  • . Hilft bei geplanten Vorgängen Kosten
  • Stoppen Sie Betrug und Diebstahl
  • Kontrolle Das größte Problem ist interner Diebstahl
  • Stimmen Sie Ihre Bücher und die Inventarkontrolle der Ausrüstung ab
  • Kapitalbeschaffung (hilft Ihnen, den Beteiligten die Finanzen zu erklären)
  • Kredite
  • Investoren

Was sind die Best Practices in der Buchhaltung für kleine Unternehmen, um Ihre gemeinsamen „Schmerzpunkte“ anzugehen ‘?

  • Beauftragen oder konsultieren Sie CPA oder Buchhalter
  • Wie und wie oft kontaktiere ich am besten
  • ? Welche Erfahrung haben Sie in meiner Branche?
  • Identifizieren Sie, was mein Break-Even-Punkt ist?
  • Kann der Buchhalter den Gesamtwert meines Unternehmens einschätzen
  • Können Sie mir helfen, mein Unternehmen mit Gewinnplanungstechniken auszubauen
  • Wie können Sie mir helfen, mich auf die Steuersaison vorzubereiten
  • ? Was sind einige besondere Erwägungen für meine spezielle Branche?

Um erfolgreich zu sein, muss Ihr Unternehmen profitabel sein. Alle Ihre Geschäftsziele laufen auf diese eine einfache Tatsache hinaus. Aber es ist leichter gesagt als getan, Gewinne zu erzielen. Um Ihr Endergebnis zu steigern, müssen Sie jederzeit wissen, was finanziell vor sich geht. Sie müssen sich auch dafür einsetzen, Ihre KPIs zu verfolgen und zu verstehen.

Was sind die üblichen Rentabilitätsmetriken, die in Unternehmen verfolgt werden müssen — Key Performance Indicators (KPI)

Ob Sie sich entscheiden, einen Experten einzustellen oder es selbst zu tun, es gibt einige Metriken, die Sie unbedingt immer im Auge behalten sollten:

  • Ausstehende Konten Verbindlichkeiten: Ausstehende Verbindlichkeiten (A/P) zeigen den Barsaldo, den Sie derzeit Ihren Lieferanten schulden.
  • Durchschnittlicher Barmittelverbrauch: Der durchschnittliche Barmittelverbrauch ist die Rate, mit der das Barguthaben Ihres Unternehmens jeden Monat über einen bestimmten Zeitraum durchschnittlich abnimmt. Ein negativer Burn ist ein gutes Zeichen, weil es darauf hinweist, dass Ihr Unternehmen Bargeld generiert und seine Barreserven vergrößert.
  • Cash Runaway: Wenn Ihr Unternehmen mit Verlust arbeitet, hilft Ihnen Cash Runway abzuschätzen, wie viele Monate Sie weitermachen können, bevor Ihr Unternehmen seine Barreserven erschöpft. Ähnlich wie Ihr Cash-Burn ist eine negative Landebahn ein gutes Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen seine Cash-Reserven vergrößert.
  • Bruttomarge: Die Bruttomarge ist ein Prozentsatz, der den Gesamtumsatz Ihres Unternehmens nach Abzug der mit der Erstellung und dem Verkauf der Produkte Ihres Unternehmens verbundenen Kosten darstellt. Es ist eine hilfreiche Metrik, um zu ermitteln, wie Ihre Einnahmen im Vergleich zu Ihren Kosten stehen, sodass Sie entsprechende Änderungen vornehmen können.
  • Kundenakquisitionskosten: Wenn Sie wissen, wie viel Sie durchschnittlich ausgeben, um einen neuen Kunden zu gewinnen, können Sie genau sagen, wie viele Kunden Sie benötigen, um einen Gewinn zu erzielen.
  • Customer Lifetime Value: Sie müssen Ihren LTV kennen, damit Sie Ihre zukünftigen Einnahmen vorhersagen und die Gesamtzahl der Kunden schätzen können, die Sie benötigen, um Ihre Gewinne zu steigern.
  • Break-Even-Punkt: Wie viel Umsatz muss ich für mein Unternehmen generieren, um Gewinne zu erzielen? Diese Zahl zu kennen, zeigt Ihnen, was Sie tun müssen, um Gewinne zu erzielen (z. B. mehr Kunden gewinnen, Preise erhöhen oder Betriebskosten senken). Kosten).
  • Nettogewinn: Dies ist die wichtigste Einzelzahl, die Sie kennen müssen, damit Ihr Unternehmen ein finanzieller Erfolg wird. Wenn Sie keinen Gewinn erzielen, wird Ihr Unternehmen nicht lange überleben.
  • Gesamtumsatzvergleich mit letztem Jahr/letztem Monat. Indem Sie Ihre Gesamteinnahmen im Laufe der Zeit nachverfolgen und vergleichen, können Sie fundierte Geschäftsentscheidungen treffen und sich bessere finanzielle Ziele setzen.
  • Durchschnittlicher Umsatz pro Mitarbeiter. Es ist wichtig, diese Zahl zu kennen, damit Sie realistische Produktivitätsziele festlegen und Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe erkennen können.

Die folgende Checkliste enthält einen empfohlenen Zeitplan für die Erledigung der Buchhaltungsfunktionen, die Sie auf den Betrieb Ihres Unternehmens einstellen und Ihre Steuervorbereitung rationalisieren. Die Genauigkeit und Aktualität der eingegebenen Zahlen wirkt sich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren aus, die Geschäftsentscheidungen beeinflussen, die täglich, monatlich und jährlich in Richtung Gewinn getroffen werden müssen.

Tägliche Buchhaltungsaufgaben

  • Überprüfen Sie Ihre tägliche Cashflow-Position, damit Sie nicht ‘pleite’ werden.

Da Bargeld der Treibstoff für Ihr Geschäft ist, möchten Sie nie fast leer laufen. Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie überprüfen, wie viel Bargeld Sie zur Hand haben.

Wöchentliche Buchhaltungsaufgaben

  1. Transaktionen erfassen

Erfassen Sie jede Transaktion (Rechnungstellung an Kunden, Geldeingang von Kunden, Zahlung an Lieferanten usw.) je nach Volumen täglich oder wöchentlich auf dem entsprechenden Konto. Obwohl das manuelle Aufzeichnen von Transaktionen oder in Excel-Tabellen akzeptabel ist, ist es wahrscheinlich einfacher, Buchhaltungssoftware wie QuickBooks zu verwenden

  1. Dokumenten- und Aktenquittungen Bewahren

Sie Kopien aller gesendeten Rechnungen, aller Barquittungen (Bargeld, Schecks und Kreditkarteneinzahlungen) und aller Barzahlungen (Bargeld, Schecks, Kreditkartenabrechnungen usw.) auf.

Starten Sie eine alphabetisch sortierte Anbieterdatei (Sears unter “S”, CVS unter “C” usw.), um den Zugriff zu erleichtern. Erstellen Sie eine nach Abrechnungsdatum sortierte Gehaltsabrechnungsdatei und eine nach Monat sortierte Kontoauszugsdatei. Eine gängige Angewohnheit ist es, alle Papierbelege in eine Kiste zu werfen und zu versuchen, sie zur Steuerzeit zu entziffern, aber wenn Sie kein geringes Transaktionsvolumen haben, ist es besser, separate Dateien für verschiedene Belege zu haben, die bei Eingang organisiert sind. Viele BuchhaltungssoftwareSystemen können Sie Papierquittungen scannen und physische Dateien ganz vermeiden

  1. Überprüfen Sie unbezahlte Rechnungen von

Lieferanten Jedes Unternehmen sollte einen Ordner „unbezahlte Lieferanten“ haben. Führen Sie Aufzeichnungen über jeden Ihrer Lieferanten, die Rechnungsdaten, fällige Beträge und Fälligkeitsdatum der Zahlung enthalten. Wenn Anbieter Rabatte für vorzeitige Zahlung anbieten, sollten Sie diese nutzen, wenn Sie über das nötige Bargeld verfügen.

  1. Lieferanten bezahlen, Schecks unterschreiben

Verfolgen Sie Ihre Verbindlichkeiten und halten Sie Mittel bereit, um Ihre Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen, um Verzugsgebühren zu vermeiden und günstige Beziehungen zu ihnen aufrechtzuerhalten. Wenn Sie Zahlungstermine auf 60 netto oder 90 netto verlängern können, umso besser. Unabhängig davon, ob Sie Zahlungen online leisten oder einen Scheck per Post einreichen, bewahren Sie Kopien von Rechnungen auf, die mit einer Buchhaltungssoftware gesendet und empfangen werden.

  1. Bereiten SieRechnungenvor und senden Sie

Sie darauf, Zahlungsbedingungen anzugeben. Die meisten Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen fällig, vermerkt als „Netto 30“ am Ende Ihrer Rechnung. Ohne ein Fälligkeitsdatum werden Sie größere Probleme haben, den Umsatz für den Monat zu prognostizieren. Um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden, verwenden Sie immer ein Rechnungsformular, das die richtigen Details wie Zahlungsbedingungen, aufgeschlüsselte Gebühren und Ihre Zahlungsadresse enthält.

  1. ÜberprüfenSie den prognostizierten Cashflow

Die Verwaltung Ihres Cashflows ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere im ersten Jahr Ihres Unternehmens. Die Prognose, wie viel Bargeld Sie in den kommenden Wochen/Monaten benötigen, hilft Ihnen, genügend Geld zu reservieren, um Rechnungen zu bezahlen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter und Lieferanten. Außerdem können Sie fundiertere Geschäftsentscheidungen darüber treffen, wie Sie es ausgeben.

  1. Executive Dashboard (wöchentlicher Überblick)

Dieses Dashboard gibt Ihnen wöchentlich einen „Schnappschuss“ Ihres Betriebs.

Es besteht aus Kassenbestand, Cash-Burn-Rate, Forderungen, Verbindlichkeiten, verkauften Artikeln, Lagerbeständen, Lagerumschlägen, ausstehenden Problemen im Geschäft und Bruttogewinnmarge, Neuverkaufsgewinnen, Kundenverlusten, Kundendienstleistung usw Zeitlieferrate und Produktqualitätsleistung.

Monatliche Buchhaltungsaufgaben

Ihr Geschäftsscheckbuch

ab So wie Sie Ihr persönliches Girokonto abgleichen, müssen Sie wissen, dass Ihre Bargeldtransaktionsbuchungen jeden Monat korrekt sind und dass Sie mit der richtigen Kassenposition arbeiten. Das Abgleichen Ihres Bargelds erleichtert das Entdecken und Korrigieren von Fehlern oder Auslassungen – von Ihnen oder der Bank – rechtzeitig, um sie zu korrigieren.

  1. Überprüfen Sie überfällige (“alte”) Forderungen Stellen

Sie sicher, dass Sie eine “alternde” Spalte hinzufügen, um “offene Rechnungen” mit der Anzahl der Tage zu trennen, an denen eine Rechnung überfällig ist. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über ausstehende Kundenzahlungen. Der Monatsanfang ist ein guter Zeitpunkt, um überfällige Mahnungen an Kunden, Klienten und alle anderen zu versenden, die Ihnen Geld schulden.

Am Ende Ihres Geschäftsjahres werden Sie sich dieses Konto erneut ansehen, um festzustellen, welche Forderungen Sie zum Inkasso schicken oder für einen Abzug

abschreiben

müssen schnell verkaufen und andere identifizieren, die sich langsam bewegen und möglicherweise herabgesetzt oder letztendlich abgeschrieben werden müssen. Durch regelmäßiges Überprüfen (und Vergleichen mit den Zahlen der Vormonate) ist es einfacher, Anpassungen vorzunehmen, damit Sie weder unterbesetzt noch überlastet sind.

  1. Gehaltsabrechnung bearbeiten oder überprüfen und Steuerzahlungen genehmigen

Während Sie einen festen Zeitplan haben, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen (normalerweise halbmonatlich), müssen Sie die Lohnsteueranforderungen gemäß Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen zu unterschiedlichen Zeiten erfüllen, also stellen Sie sicher, dass Sie dies tun die anfallenden Einkommenssteuern, Sozialversicherungs-, Medicare- und Behindertensteuern zu den erforderlichen Daten einbehalten, melden und an die zuständigen Behörden abführen.

Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnung vor der Auszahlung, um Korrekturen in der nächsten Abrechnungsperiode zu vermeiden. Ein Gehaltsabrechnungsdienstleister kann all dies tun, um Ihnen Zeit zu sparen und Genauigkeit zu angemessenen Kosten sicherzustellen.

  1. Überprüfen Sie den tatsächlichen Gewinn und Verlust im Vergleich zum Budget und zu den Vorjahren

. Nehmen Sie sich jeden Monat die Zeit, Ihre budgetierten Ausgaben zu überprüfen und sie mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Geben Sie über oder unter dem Budget aus? Diskutieren Sie die Abweichungen und ergreifen

Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (auch als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet) für den laufenden Monat und das laufende Jahr zeigt Ihnen, wie viel Sie verdient und wie viel Sie ausgegeben haben. Messen Sie es jeden Monat (oder jedes Quartal) mit Ihrem Budget. Der Vergleich Ihrer tatsächlichen Zahlen mit Ihren geplanten Zahlen hebt hervor, wo Sie möglicherweise zu viel oder nicht genug ausgeben, sodass Sie Änderungen vornehmen können.

Wenn Sie kein Budget erstellt haben, vergleichen Sie Ihre aktuelle GuV seit Jahresbeginn mit derselben GuV aus der Vorperiode, um Abweichungen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.

  1. Überprüfen Sie dieMonatsendbilanz im Vergleich zur vorherigen Periode

Indem Sie Ihre Bilanz zu einem Datum – beispielsweise dem 30. Juni 2015 – mit einer Bilanz von einem früheren Datum (31. Dezember 2014) vergleichen, erhalten Sie ein Bild davon, wie Sie verwalten Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Der Schlüssel liegt darin, nach signifikanten Höhen und/oder Tiefen zu suchen und zu verstehen, warum. Wenn Ihre Forderungen beispielsweise gestiegen sind, liegt dies an höheren Verkäufen in letzter Zeit oder an langsameren Zahlungen von Kunden?

Vierteljährliche Buchhaltungsaufgaben

  1. Erstellen/Überprüfen der überarbeiteten jährlichen GuV-Schätzung

Es ist an der Zeit zu bewerten, wie viel Geld Sie tatsächlich verdienen, ob Ihr Nettovermögen steigt oder fällt, die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben, was diese Veränderungen verursacht hat, wie Sie ausgeben Gewinne, sowie das Identifizieren von Schwachstellen und das Vornehmen von Anpassungen, um Verkäufe und Margen zu verbessern.

  1. ÜberprüfenSie die vierteljährlichen Gehaltsabrechnungsberichte und leisten Sie Zahlungen

Sie haben Ihre halbmonatlichen Gehaltsabrechnungsberichte überprüft. Der IRS und die meisten Bundesstaaten verlangen jedoch vierteljährliche Gehaltsabrechnungen und alle verbleibenden vierteljährlichen Zahlungen. Auch hier ist es am besten, wenn Ihr Gehaltsabrechnungsdienstleister diese Berichte ausfüllt und archiviert. Ihre Aufgabe ist es, zu überprüfen, ob sie angemessen erscheinen.

  1. Überprüfen Sie die Umsatzsteuer und leisten Sie vierteljährliche Zahlungen

Wenn Ihr Unternehmen in einem Staat tätig ist, der Umsatzsteuer verlangt, stellen Sie sicher, dass Sie sich daran halten, um schwerwiegende Strafen zu vermeiden. Die US Small Business Administration (SBA) kann Ihnen bei der Ermittlung Ihrer staatlichen Steuerpflichten helfen.

  1. Berechnen Sie die geschätzte Einkommenssteuer und leisten Sie die Zahlung

Der IRS und Staaten, die Einkommenssteuern haben, verlangen von Ihnen, dass Sie geschätzte Einkommenssteuern zahlen. Überprüfen Sie Ihre GuV seit Jahresbeginn, um festzustellen, ob Sie geschätzte Steuern für dieses Quartal schulden. Ihr Steuerberater kann Ihnen bei Bedarf behilflich sein.

Jährliche Buchhaltungsaufgaben

  1. Überprüfen Sie überfällige Forderungen

Jetzt ist es an der Zeit, bedeutende überfällige Forderungen zu überprüfen und zu entscheiden, ob Sie glauben, dass Kunden schließlich zahlen werden, ob Sie überfällige Rechnungen an ein Inkassobüro senden oder ob Sie sie für einen Abzug abschreiben.

  1. Überprüfen Sie Ihren Bestand

Überprüfen Sie Ihren aktuellen Bestand, um den Wert nicht verkaufter Artikel zu bestimmen. Jede Abschreibung des Inventars führt zu einem Abzug von Ihren Jahresendsteuern. Wenn Sie unverkäuflichen Bestand nicht abschreiben, geben Sie Ihren Bestand zu hoch an und zahlen zusätzliche Steuern, die Sie nicht schulden.

  1. FüllenSie die IRS-Formulare W-2 und 1099-MISC aus.

Der IRS hat eine Frist zum 31. Januar, nach der Sie das Jahreseinkommen Ihrer Vollzeitbeschäftigten (W-2s) und der meisten unabhängigen Auftragnehmer (1099s) melden müssen. Diese Frist schließt das Versenden von Kopien der Steuerformulare an die Personen ein, die für Sie gearbeitet haben. Hinweis: Ein 1099-Formular ist nicht erforderlich für Auftragnehmer, die weniger als 600 US-Dollar verdient haben. Erwägen Sie, Zeit zu sparen und Fehler mit einem E-Filing-Service zu vermeiden.

  1. Überprüfen Sie Jahresfinanzberichte für die Steuerberichterstattung.

  • Organisieren Sie sich
  • Sammeln und speichern Sie wichtige Dokumente (verwenden Sie Apps und Kalender als Hilfe).
  • von Kontoauszügen und
  • Speichern
  • Quittungen
  • OrdnerUnternehmensart.
  • Die Steuervorbereitung ist eine historische Betrachtung und keine Gewinnplanung
  • Erfassen Sie alle relevanten Ereignisse
  • Identifizieren Sie alle Abzugskategorien
  • Erfassen Sie alle Mahlzeiten
  • Versuchen Sie, die branchenüblichen Durchschnittskosten für Mahlzeiten nicht zu überschreiten.

Überprüfen Sie zur Steuerzeit die Finanzberichte Ihres Unternehmens für das Gesamtjahr sorgfältig, bevor Sie sie Ihrem Steuerberater übergeben. Bevor Sie Ihre Erklärung unterschreiben, überprüfen Sie diese anhand Ihrer Finanzberichte für das Gesamtjahr auf Richtigkeit. Denken Sie daran, wenn der IRS aufgrund von Unterbezahlung prüft, dass er sich mit Ihnen und nicht mit Ihrem Buchhalter wegen zusätzlicher Steuern, Strafen und Zinsen befasst.

Wenn Sie nicht die Bandbreite haben, um all dies selbst zu erledigen, ist es eine großartige Strategie, mit einem monatlichen Buchhaltungsservice zusammenzuarbeiten. Die Auslagerung Ihrer Buchhaltung an einen Experten wird Ihr Leben vereinfachen und Ihnen mehr Zeit geben, sich auf die Führung Ihres Geschäftsbetriebs zu konzentrieren.

Ein monatlicher Buchhalter stellt Ihnen jeden Monat eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und einen genauen Kontenabgleich zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie über die Finanzinformationen verfügen, die Sie benötigen, um die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

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